Sencillo, seguro y eficiente. ¿No crees que es hora de cambiar a un sistema de denuncias digital?

Desde que Karin y yo empezamos a dar forma a nuestras primeras ideas sobre el proyecto WhistleB, nuestra visión siempre fue convertirnos en referencia de facto para los servicios de denuncia digital. Descubrimos un nicho de mercado que necesitaba ser cubierto por una solución de denuncia más flexible, económica y moderna. Pero, sobre todo, debía ser un servicio de denuncias que ofreciera al cliente las máximas garantías de seguridad y protección para el denunciante.

El anonimato del denunciante es un aspecto clave que confiere especial valor al servicio de denuncia. El denunciante se sentirá más seguro si permanece en el anonimato. Y, en consecuencia, se atreverá a informar sobre aquello que le preocupa. De esta forma, la empresa recibe, a su vez, una información muy necesaria y valiosa sobre faltas o conductas sospechosas. Las soluciones seguras basadas en tecnología son el mejor modo de asegurar el anonimato a lo largo de todo el proceso: desde la denuncia, a la gestión del caso, la investigación y el propio cierre.

Canal de denuncias digital – Desde la perspectiva del denunciante

Aparte de asegurar el anonimato, la principal ventaja de este sistema para un denunciante potencial es que resulta muy intuitivo y fácil de usar. Además, para las nuevas generaciones lo más natural es comunicarse en formato digital.  Un servicio de denuncias digital simplifica la fase inicial del proceso para el denunciante (informe) y, por tanto, elimina algunas de las barreras logísticas y psicológicas que podrían reducir la probabilidad de que finalmente la persona interesada diese la voz de alarma.

¿Por qué?

Primero, podemos acceder a canales digitales por medio de un interfaz muy fácil de utilizar, desde cualquier dispositivo, en el momento del día que queramos y desde cualquier lugar del planeta. Por consiguiente, el denunciante no tendrá que preocuparse más de dónde, cuándo o cómo hace saltar las alarmas.

En el canal de denuncia encriptado de nuestra solución, guiamos al denunciante en la fase de denuncia con un simple cuestionario. Las preguntas rápidas combaten parte de la ansiedad que genera no saber qué información proporcionar y reducen, además, la preocupación por posibles errores en la redacción.

Asimismo, una solución digital permite que el denunciante mantenga un contacto constante y fluido con la persona/equipo responsable, que, por su parte, ha sido formado para gestionar la situación con el mayor tacto y respeto posible. Este hecho reduce la angustia y el esfuerzo que provoca el tener que encontrar a la persona idónea con la que hablar. El sistema puede también generar acuse de recibo en automático, de manera que el denunciante no se quede con la duda de si su mensaje ha llegado a quien corresponde o no. Por último, existe la posibilidad de integrar en el servicio de denuncia digital un programa de traducción seguro, que disminuya de forma considerable las barreras lingüísticas dentro de una organización multinacional (si fuera el caso).

Canal de denuncias digital – Desde la perspectiva del gestor de casos

La protección de datos es una de las principales ventajas con las que cuenta el equipo responsable de las irregularidades que recibe las alertas. Un servicio de denuncias digital reduce de modo drástico el riesgo de brechas de seguridad en la información. La eficiencia es otro de los beneficios fundamentales, puesto que la digitalización minimiza la burocracia en la gestión de cada caso. El servicio de denuncia digital tiene habilitados y optimizados toda clase de procedimientos y medidas: desde toma de decisiones sobre cómo abordar cada caso, clasificación, asignación, seguimiento de auditoría sistemático, comunicación con el denunciante, documentación de la información, hasta investigaciones en curso, subida y tratamiento de pruebas, estadísticas en línea para seguimiento en tiempo real y archivo. Los tiempos de espera para el tratamiento de una denuncia, por tanto, se ven reducidos de manera significativa y el proceso en su conjunto pasa a ser más eficiente cuando se ejecuta digitalmente.

Es más, todo el proceso de gestión del caso depende mucho menos de un individuo en concreto, ya que todos los casos quedan registrados en la solución de denuncias digital, en vez de en el ordenador o buzón de entrada particular de alguien.

La solución de WhistleB se centra en facilitar la labor del equipo responsable de las irregularidades antes incluso de que sea necesario su uso. El servicio resulta sencillo de implementar y práctico. Además, en nada de tiempo y con el mínimo esfuerzo el sistema quedará configurado y listo. El único requisito para empezar a disfrutarlo es que dispongas de acceso a un navegador web.

Como habrás podido deducir, la simplicidad de estos servicios de denuncia digital hace que sean no solo una opción más eficiente, sino también bastante económica.

Canal de denuncias digital – Desde la perspectiva del Consejo

La mayor ventaja, con diferencia, del servicio de denuncias digital para los Consejos de Administración de las empresas es su papel decisivo en el fortalecimiento de la gobernabilidad y la transparencia. En un sistema digital se registra todo. Cada informe realizado, cada acción ejecutada en un caso, quién accede y lleva a cabo la investigación… No se puede ocultar o eliminar nada. Este hecho infunde/genera mayor confianza en el sistema. Por supuesto, es algo que otros canales tradicionales no digitales no pueden ofrecer.

Incluso aunque los datos personales estén protegidos, los servicios de denuncia digital pueden ofrecer estadísticas actualizadas para facilitar un análisis, por ejemplo, de tendencias, tipos de faltas, vacíos legales, áreas de riesgo elevado y demás. Con esta información, los consejeros y otros directivos podrán poner el foco allí donde realmente sea necesario, por cuanto respecta a medidas para reforzar la ética empresarial.

Finalmente, los servicios de denuncia digital pueden ofrecer a los Consejos de Administración la tranquilidad de estar al día con el cumplimiento de la legalidad vigente. Hay siempre un riesgo considerable de no cumplimiento dadas las rigurosísimas leyes actuales sobre protección de datos como, por ejemplo, el reglamento RGPD de la UE. Por ello, es posible integrar y configurar la interpretación de leyes y reglamentos complejos como prácticas recomendadas dentro de las soluciones de denuncia digital. Así, estos canales ayudan a minimizar los riesgos de incumplimiento legal e impiden la divulgación de información.

Teniendo en cuenta todo lo expuesto previamente, ¿por qué ofrecemos una línea de asistencia telefónica junto con el servicio de denuncias digital?

Sí, es cierto. La solución de WhistleB, desde luego, puede incluir una línea de asistencia telefónica internacional. Sin embargo, nosotros siempre recomendamos el servicio de denuncias digital como primera opción. En este momento, aproximadamente el 95 % de nuestros clientes utilizan únicamente el servicio web. Solo el 5 % restante ha preferido añadir también el soporte telefónico. Un porcentaje muy pequeño que va en claro descenso.

Hoy en día, las organizaciones tienden a pensarse muy bien si de verdad necesitan una opción de servicio telefónico para los diferentes grupos o países objetivo, y sopesan sus pros y contras frente a la opción más segura y mejor (que, por supuesto, es siempre el servicio de denuncias digital).

Aunque la tecnología jamás vaya a reemplazar al conocimiento y experiencia legal e investigadora durante la gestión de los casos, un servicio de denuncias digital es un complemento excelente y un gran aliado a la hora de simplificar la presentación de informes, optimizar procesos, aumentar la eficiencia, reforzar la transparencia y generar confianza en dicha gestión.

¿Necesitas conocer más detalles sobre las soluciones de denuncia digital?

Contacto:
Gunilla Hadders
Fundadora y socia de WhistleB
+46 (0)70 214 88 73
gunilla.hadders@whistleb.com