Whistleblowing-järjestelmän käyttöönotto – ulkoistaminen kolmansille osapuolille
Kun etsit parasta tapaa toteuttaa whistleblowing-järjestelmä organisaatiossasi, tilauksesta tehdyn whistleblowing-järjestelmän rakentaminen alusta lähtien voi viedä paljon aikaa, eikä se välttämättä ole kaikkein turvallisin vaihtoehto. Tapauksien sisällön arvioiminen ja asianmukainen hallinnointi voi vaatia taitoja, joita organisaatiossasi ei ehkä ole. Lisäksi tutkinnat liittyvät alueelle, jolta vain ammattilaistiimeillä on kokemusta.
Whistleblowing-järjestelmän käyttöönottoa koskevan artikkelisarjan neljännessä osassa keskitymme siihen, miten ulkoiset toimittajat voivat auttaa sinua.
Miten whistleblowing-tapaustenhallintajärjestelmän voi ulkoistaa?
Silloin ulkoinen osapuoli tai oikeusasiamies vastaanottaa ilmoittajien raportit organisaatiosi puolesta. Hän luokittelee tapaukset, vastaa ilmoittajalle, liittää tiimiin ulkoisia ammattilaisresursseja tapauskohtaisesti ja niin edelleen.
Minkälaiset yritykset yleensä tarjoavat näitä palveluja?
Asia riippuu siitä, minkä osan whistleblowing-prosessista haluat ulkoistaa. Yleensä oikeanlaisia taitoja ja palveluita löytyy kuitenkin lakitoimistoista, auditointiyrityksistä, työhönoton ammattilaisista ja rikostekniseen tutkimukseen erikoistuneista yrityksistä. Tämäntyyppisiä yrityksiä WhistleB:llä on kansainvälisessä kumppaniverkostossaan kumppaniohjelmansa kautta.
Mitä hyötyä voin saada kolmannen osapuolen käyttämisestä whistleblowing-tapaustenhallinnassa?
Ulkoisten osapuolten käyttäminen whistleblowing-tapaustenhallinnassa voi varmistaa paremman avoimuuden. Kolmas osapuoli arvioi kunkin tapauksen, on riippumaton sisäisistä käytännöistä ja voi eskaloida tapaukset hallitukselle helpommin, jos hallintotiimin jäsenet ovat osallisten joukossa tai jos ilmenee muita olennaisia tietoja, jotka vaativat hallituksen huomiota.
Whistleblowing-tapausten luonne vaihtelee aina ympäristöasioista työntekijöiden ongelmiin ja talousrikoksiin, joten ulkoisia toimittajia hyödynnettäessä voidaan ottaa mukaan ammattilaisia useilta eri aloilta. Lisäksi ulkoiset asiantuntijat on koulutettu erityisesti ilmoityksien asianmukaiseen käsittelyyn sovellettavien lakien mukaisesti. Siten he voivat auttaa hallintotiimejä keskustelussa, tutkinnassa ja tarvittaessa muussa seurannassa.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä etuna on, että teoriassa kolmas osapuoli on riippumattomampi yrityksen työntekijöistä ja johtajista. Tämä luo työntekijöille luotettavuuden tunteen ja saa heidät luottamaan siihen, että ilmoittaja pysyy todennäköisemmin nimettömänä.
Miksi sisäinen hallinta voi kuitenkin olla paras vaihtoehto?
Myös sisäisellä whistleblowing-tapaustenhallinnalla on useita selkeitä etuja. Sisäinen edustaja pystyy ymmärtämään ilmoituksien asiayhteyden paremmin. Hänellä voi olla pääsy yrityksen muiden alueiden tietoihin, joten hän voi saada selkeämmän kuvan tilanteesta. EU:ssa toimivien yritysten on kuitenkin tärkeä muistaa, että pian voimaan tulevan lain mukaan kaikkien vähintään 50 työntekijän organisaatioiden on nimettävä ”puolueeton henkilö tai osasto” seuraamaan ilmoituksia. Valitun henkilön tulee olla asemassa, joka mahdollistaa tietynlaisen itsenäisyyden ja riippumattomuuden.
Onko ulkoisen osapuolen käyttäminen turvallista?
Ehdottomasti – edellyttäen, että käytettävässä whistleblowing-ratkaisussa on oikeanlaiset suojausominaisuudet, kuten esimerkiksi WhistleB:llä. Jos esimerkiksi ulkoinen osapuoli vastaanottaa ilmoitukset yrityksen puolesta, WhistleB:n järjestelmän avulla yritys voi lisätä ulkoisen osapuolen hyväksytyksi käyttäjäksi suojattuun järjestelmään vain parilla napsautuksella. Kun ulkoinen osapuoli on arvioinut raportin ja hänen on ohjattava se asianmukaiselle sisäiselle resurssille seurantaa varten, se tapahtuu samassa suojatussa järjestelmässä. Vaihtoehtoisesti, jos sisäinen resurssi vastaanottaa ilmoituksen ensin, hän voi siirtää tapauksenhallinnan ulkoiselle ammattilaiselle suojatusti.
On monia tapoja toteuttaa whistleblowing-järjestelmä oikein. Lue muut blogijulkaisumme ja saat vinkkejä whistleblowing-asioihin liittyvästä viestinnästä, organisoinnista ja tapaustenhallinnasta.
Kumppanuusohjelman kautta WhistleB tarjoaa turvallisen, käyttäjäystävällisen, verkkopohjaisen alustan ja kumppanimme tarjoavat ammattitaitoa tapausten käsittelyyn ja tutkintaan. Meillä on aktiivisia kumppaneita kaikkialla Euroopassa, ja yhteiset asiakkaamme hyötyvät kahden organisaation ammattitaidosta, joka kattaa tapauksien vastaanoton, käsittelyn ja tutkinnan. Tehokas tapa toteuttaa whistleblowing-järjestelmä helposti!
Karin Henriksson, perustaja ja Senior Advisor, WhistleB
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16
