Mettre en place un dispositif d’alerte éthique ? Consultez nos trois conseils principaux

Votre organisation fait-elle partie des milliers d’entreprises qui devront mettre en place un dispositif d’alerte éthique au cours des prochaines années ? Si c’est le cas, le nouveau Guide de WhistleB est peut-être ce qu’il vous faut. Ce guide pour la mise en place d’une solution d’alertes professionnelles qui augmente la satisfaction des clients et des employés a été rédigé pour aider les entreprises européennes à se conformer aux nouvelles lois sur la protection des lanceurs d’alerte et à tirer le meilleur parti de la mise en place d’un dispositif d’alerte éthique.

Dans cette série d’articles de l’été, nous publierons des extraits du Guide, qui couvre la sécurité des données, les ressources, comment lancer une alerte, les aspects juridiques, la culture et plus encore. Alors, installez-vous confortablement et profitez du premier de la série : Le trop 3 ultime de WhistleB – nos meilleurs conseils pour mettre en place un dispositif d’alerte éthique efficace et basé sur la confiance.

1. Obtenez des cas critiques pour l’entreprise en promouvant et en fournissant des canaux de signalement facilement accessibles auxquels vos employés font confiance

Communiquer l’objectif de la solution d’alertes professionnelles. La communication doit être continue pour stimuler l’engagement et aider les personnes à oser dénoncer les abus. Il s’agit de communiquer les valeurs fondamentales et la philosophie de votre organisation sur la manière de faire des affaires, conformément à votre code de conduite.

Tout d’abord, il faut donner le bon ton au sommet pour créer la confiance. Deuxièmement, il est fort probable qu’une personne ne lance l’alerte qu’une seule fois dans sa vie, ce qui rend la situation très stressante pour le lanceur d’alerte. Dédramatisez le processus de dénonciation dans votre communication et faites en sorte que le processus de dénonciation reste simple. N’oubliez pas que la sécurité est importante – communiquez vos solutions de sécurité pour établir la confiance.

Réduire la peur des représailles. Les dénonciations anonymes sont indispensables si vous souhaitez recevoir des informations essentielles pour votre entreprise. La mise en place de canaux véritablement anonymes augmente la probabilité que vous receviez des rapports sur des fautes graves et que vous ayez ainsi la possibilité de minimiser les dommages et les risques. Vos employés doivent se sentir protégés contre les représailles.

Faciliter la déclaration. Supprimer tout seuil, par exemple quand, où ou à partir de quel dispositif un lanceur d’alerte peut envoyer un rapport. Accepter des rapports dans n’importe quelle langue. Et ne rendez pas le processus difficile avec des questionnaires complexes. Le canal de communication des lanceur d’alertes doit être aussi facile à utiliser que possible.

2. Maintenir la confiance en fournissant un système à haute sécurité des données et en engageant une équipe professionnelle pour gérer les rapports avec intégrité

Désigner une équipe professionnelle pour recevoir les rapports. Cette équipe doit être composée de professionnels, c’est-à-dire des individus d’une grande intégrité, de confiance et dotés des compétences requises au traitement de cas très sensibles. En règle générale, l’équipe doit rester soudée mais doit avoir des compétences différentes – la diversité des rôles renforce l’intégrité de l’équipe.

Répondre à chaque rapport. Traiter tous les cas avec la plus grande confidentialité afin de préserver l’identité du lanceur d’alerte et de la personne accusée. Lorsque vous réagissez, faites-le rapidement et avec respect. La réaction est un élément essentiel pour instaurer la confiance dans le processus de gestion des alertes. Cependant, soyez très prudent et restrictif dans les informations que vous fournissez – en particulier à un lanceur d’alerte anonyme.

Assurer un processus fiable et sûr. La sécurité est importante. Vous avez pour responsabilité de protéger un lanceur d’alerte anonyme ainsi que les données sensibles reçues et faisant l’objet d’une enquête. Tout d’abord, assurez-vous que votre solution dispose de la plus haute sécurité des données et qu’elle est constamment surveillée.

Deuxièmement, vos processus doivent être conformes aux lois nationales sur la protection des données et aux réglementations sur la dénonciation des abus, ce qui inclut des journaux sécurisés des activités réalisées par les gestionnaires de cas et une gestion sécurisée de l’enquête afin de protéger les personnes concernées. Troisièmement, lorsqu’une affaire est classée, les données directes et indirectes doivent être supprimées de façon permanente pour toute organisation contrôlant des données au sein de l’UE.

3. Communiquez votre engagement et analysez vos résultats

Exprimez votre engagement à faire ce qui est juste à vos clients. Tout ce que vous faites doit contribuer à la satisfaction de vos clients ou à attirer de nouveaux clients. Une fois que votre solution d’alertes professionnelles est mise en place, informez-en vos clients. Ils sont dans la même situation que vous : ils doivent s’assurer que leur chaîne de valeur fonctionne de façon durable.

Communiquez votre engagement en faveur d’un lieu de travail sûr et durable afin d’attirer les meilleurs talents. Des employés engagés et responsables sont vos meilleurs atouts pour maintenir un niveau élevé de satisfaction des clients et des bénéfices durables. Ces personnes apporteront le meilleur à votre entreprise – avec ou sans mécanismes tels que des codes de conduite. Attirez-les dans votre entreprise ! La jeune génération est plus susceptible de choisir un employeur doté d’une gouvernance solide, de valeurs éthiques et de codes de conduite établis .

Vous devez analyser les résultats et assurer un suivi continu par les membres du conseil d’administration. Votre dispositif d’alertes professionnelles peut vous permettre de collecter des informations essentielles sur votre entreprise. Assurez-vous que le conseil d’administration a un accès complet au système, aux rapports reçus, à la manière dont les cas sont gérés et aux statistiques agrégées. En plus de vous alerter des incidents graves que vous devez gérer immédiatement, votre dispositif d’alertes professionnelles vous permet de vérifier rapidement la santé de votre entreprise.

Vous avez hâte de lire le reste de notre guide et de commencer à mettre en place un dispositif d’alerte éthique ? Téléchargez donc le livre électronique ou commandez une copie papier sur Amazon ou Bokus.

Contact :

Gunilla Hadders, co-autrice et conseillère principale au WhistleB, Whistleblowing Centre
+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com