Les procédures de signalement et de suivi des signalements comprennent des canaux de réception qui sont conçus, mis en place et utilisés d’une manière sûre qui garantit la confidentialité de l’identité de la personne à l’origine du signalement ainsi que de tout tiers mentionné dans le signalement et empêche l’accès aux membres du personnel non autorisés.

permettez un signalement et un dialogue anonymes

• Un signalement et un dialogue anonymes sont essentiels pour que les gens osent parler. Utilisez un système qui vous permet d’assurer l’anonymat du lanceur d’alerte, à la fois lors du signalement et lors du dialogue qui s’ ensuit.
• Utilisez un système doté d’un outil sécurisé de gestion des alertes, grâce auquel vous pouvez nommer des personnes autorisées à lire les rapports reçus et à y donner suite.

Les procédures de signalement et de suivi des signalements comprennent un accusé de réception adressé à la personne à l’origine du signalement dans un délai maximal de sept jours. La loi fixe également un délai de trois mois à compter de la réception pour fournir un retour d’information à la personne à l’origine du signalement concernant le suivi.

Soyez à l’écoute pour instaurer une relation de confiance

• Assurez-vous de disposer d’une équipe dédiée à la réception des signalements et de la bonne équipe pour les traiter et fournir un feedback au lanceur d’alerte en temps opportun.
• Le destinataire des messages de signalement doit être avisé immédiatement par SMS et par e-mail qu’un signalement a été reçu. Toutefois, limitez l’utilisation de l’e-mail aux notifications, tous les messages de signalement qui peuvent contenir des données sensibles ou personnelles doivent être cryptés de manière sécurisée et gérés dans un système sécurisé.
• Assurez-vous de disposer d’une équipe dédiée à la réception des signalements et de la bonne équipe pour les traiter et fournir un feedback au lanceur d’alerte en temps opportun.
• Si votre organisation reçoit de nombreux messages, vous voudrez peut-être avoir des messages standard prêts à être envoyés au lanceur d’alerte.

Les procédures de signalement et de suivi des signalements comprennent la désignation d’une personne ou d’un service impartial(e) compétent(e) pour assurer le suivi des signalements (…) et qui maintiendra la communication avec la personne à l’origine du signalement et, si nécessaire, lui demandera des informations complémentaires et lui fournira un retour d’information.

assurez-vous que le bon système, les bonnes compétences et les bonnes routines sont en place pour gérer les enquêtes

• Constituez une équipe aussi non-opérationnelle que possible, avec des fonctions provenant de différentes parties de l’organisation. Cela renforce l’intégrité de l’équipe. Dans l’étude clients WhistleB 2019, l’équipe de lancement d’alerte comprenait le plus souvent les compétences suivantes{sp}: juridique et conformité, audit interne et risque, éthique et RH. La présence de représentants du conseil d’administration au sein de l’équipe est également de plus en plus courante.
• Assurez-vous d’avoir un système qui vous permet d’ajouter les compétences dont vous avez besoin en fonction des cas.
• Assurez-vous d’avoir un canal à travers lequel le lanceur d’alerte peut ajouter des images, des vidéos, des documents texte et d’autres formats de fichiers tout en permettant le nettoyage des métadonnées.

Les procédures de signalement et de suivi des signalements incluent un suivi diligent du signalement par la personne ou le service désigné, un suivi diligent lorsque la législation nationale le prévoit en ce qui concerne le signalement anonyme, et un délai raisonnable pour fournir à la personne à l’origine du signalement un retour d’information sur le suivi du signalement.

choisissez un système de gestion des alertes robuste pour renforcer le suivi diligent.

• Assurez-vous que votre dispositif de lancement d’alertes professionnelles comprend un outil de gestion des alertes qui est intégré au canal de signalement et permet le dialogue avec un lanceur d’alerte anonyme ou non. Cela garantira un suivi et un traitement transparents, conformes et sûrs des alertes. Selon l’étude clients 2019 de WhistleB, environ 50 % de l’ensemble des signalements conduisent à un dialogue avec le lanceur d’alerte.
• Si votre organisation intervient dans plusieurs pays, choisissez un dispositif doté d’un support de traduction sûr pour la communication dans n’importe quelle langue.

Évaluez la façon dont votre organisation gère les enquêtes

• Traitez les enquêtes avec la plus grande confidentialité et dans le respect du lanceur d’alerte et de la personne accusée.
• Établissez des processus pour tous les plans d’action nécessaires en fonction des résultats des enquêtes.
• Les enquêtes peuvent nécessiter des compétences très particulières que les dirigeants peuvent devoir se procurer à l’extérieur, ou vous pouvez avoir besoin d’une équipe externe pour recevoir vos signalements.

Les procédures de signalement et de suivi des signalements comprennent des informations claires et facilement accessibles sur les conditions et procédures de signalement externe aux autorités compétentes et, le cas échéant, aux institutions, organes et organismes de l’Union.

Faites tout ce que vous pouvez pour donner aux gens la confiance nécessaire pour effectuer des signalements en interne.

Le fait de disposer de votre propre système de lancement d’alertes professionnelles digne de confiance, de personnes compétentes pour traiter les messages et d’un processus rigoureux augmente les chances de l’organisation de recevoir des messages en interne et d’être en mesure de traiter et de corriger les problèmes de manière appropriée. Un système de lancement d’alertes professionnelles solide est un moyen concret de montrer que vous êtes sincère dans vos directives éthiques et que l’organisation est prête à écouter lorsque des choses vont mal. C’est aussi une forme d’assurance{sp}; avec un système interne de lancement d’alertes professionnelles en place, vous pouvez prévenir les comportements inappropriés dès le départ.

Tout traitement de données à caractère personnel effectué en application de la directive doit être conforme au RGPD.

Un système conforme au RGPD vous facilite la tâche

• Choisissez un système conforme au RGPD, conçu pour vous aider à vous conformer au RGPD.
• Les fonctions utiles pour la conformité comprennent les journaux des utilisateurs et des dossiers, les traductions sécurisées et la suppression des données personnelles lorsque le dossier est clôturé.
• Vérifiez que vous informez correctement les utilisateurs potentiels des différences nationales en matière de signalement.

Les autorités ainsi que les entités juridiques privées et publiques doivent tenir un registre de chaque signalement reçu, conformément aux exigences de confidentialité prévues. Les signalements sont conservés pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire et proportionnée.

Complétez et clôturez les dossiers au sein d’un seul et même système intégré de lancement d’alertes professionnelles.

• Veillez à ce que vous puissiez tenir un journal des utilisateurs et des dossiers pour chaque signalement. Un système de lancement d’alertes professionnelles conforme au RGPD le fait automatiquement pour vous.
• Assurez-vous que votre système de lancement d’alertes professionnelles permet de supprimer les données personnelles conformément au principe de responsabilité du RGPD.