Le migliori pratiche per il whistleblowing

Con l’avvento della nuova normativa in materia di whistleblowing a livello mondiale e l’inizio di una nuova era di responsabilità e trasparenza, anche in concomitanza con le nuove modalità di lavoro flessibili, sempre più dirigenti si chiedono quali siano le migliori pratiche da attuare in questo ambito. Questo è stata la base di partenza di un recente webinar ospitato dalla casa madre di WhistleB, NAVEX Global, che ha anche visto la partecipazione di Jan Stappers di WhistleB.

Più di 500 utenti hanno partecipato al webinar intitolato “Workplace Whistleblowing: What your board needs to know” (Whistleblowing sul posto di lavoro: cosa deve sapere il Consiglio di Amministrazione). La quantità e la natura delle domande emerse ha portato alla stesura di questo articolo. Le domande spaziavano dall’identificazione di canali di segnalazione adeguati, alla gestione delle segnalazioni che non rientrano nei casi di whistleblowing, fino ad arrivare alla creazione di una cultura della comunicazione . In questo articolo, abbiamo raggruppato le domande relative ai temi principali e abbiamo risposto fornendo le migliori pratiche per il whistleblowing. Tali pratiche saranno di aiuto alle organizzazioni che cercano di costruire un efficace programma interno per la gestione delle segnalazioni anonime.

Creare una cultura della fiducia per incoraggiare le segnalazioni

• Cosa può fare un’organizzazione per migliorare il tasso di segnalazione da fonti note piuttosto che da fonti anonime? E perché un’organizzazione tende a ricevere maggiormente segnalazioni da fonti anonime?

La paura di eventuali ritorsioni sembra essere il motivo principale per cui le persone scelgono di segnalare in modo anonimo. Abbiamo riscontrato che le organizzazioni che riescono a creare una cultura della fiducia e della trasparenza ricevono meno segnalazioni anonime (che vengono comunque trattate in modo confidenziale). Una cultura in cui si incoraggiano i dipendenti a segnalare eventuali dubbi in modo sicuro ha un enorme potenziale.

La dirigenza deve mettere in pratica tutte le misure necessarie: mantenere una solida struttura di segnalazione, promuovere una cultura della comunicazione volta a denunciare le condotte illecite e sensibilizzare costantemente i dipendenti su questo tema. 

Da un punto di vista strategico, la formazione continua e le campagne di sensibilizzazione verso i valori aziendali possono migliorare i presupposti e creare un “clima” che incoraggi le segnalazioni. Questo obiettivo può essere conseguito attraverso programmi di formazione online e on-demand e con una strategia di comunicazione come parte dei processi HR standard (preparazione, colloqui 1:1, riunioni di squadra).

• L’utilizzo di un canale di segnalazione è il riflesso della mancanza di fiducia nei protocolli di gestione della dirigenza?

No, al contrario: le segnalazioni interne dimostrano che le persone confidano nel fatto che l’organizzazione si occuperà adeguatamente della problematica segnalata. Può anche essere indice di un clima più aperto, di una cultura sana all’interno dell’organizzazione. In caso contrario, i dipendenti opterebbero per la segnalazione esterna o la divulgazione pubblica.

• Devo preoccuparmi per il numero ridotto di segnalazioni? 

Forse la tua organizzazione è già riuscita a creare un ambiente in cui è possibile segnalare e prevenire potenziali rischi e condotte illecite.  In questo caso, potrebbe risultare utile valutare campagne di sensibilizzazione, attività di formazione e una valutazione da parte di terze parti dell’efficienza della tua struttura di segnalazione.

• Le organizzazioni dovrebbero incentivare le segnalazioni?

Sì. Sebbene gli incentivi possano avere forme diverse, il ringraziamento è decisamente uno dei più importanti. Spesso ci si dimentica di ringraziare il segnalante anonimo per il suo prezioso contributo.

• Avete delle idee su come promuovere le segnalazioni tra il personale, presentandole come qualcosa di positivo?

Delle organizzazioni più trasparenti ed etiche sono anche degli ambienti più piacevoli in cui lavorare e crescere. Questo sicuramente è un aspetto che convincerà la maggior parte del personale.

Potresti considerare l’idea di condividere i risultati delle segnalazioni con i dipendenti, in generale. Questo rappresenta un aspetto importante per coinvolgere maggiormente le persone e mostrare l’impegno dell’azienda. Una possibilità potrebbe consistere anche nella spiegazione delle misure generali che sono state adottate in seguito a una segnalazione, oppure nella condivisione di statistiche rese anonime.

Sistemi e procedure appropriati per le segnalazioni 

• Per la creazione di un servizio di segnalazione anonimo, la posta può ancora essere considerata una soluzione fattibile?

In considerazione dei rischi legati alla sicurezza, il possibile ritardo del recapito e l’eventualità che la lettera venga smarrita, oltre al fatto che la gestione dei casi di whistleblowing è soggetta alle leggi sulla protezione dei dati, i sistemi di segnalazione meno sicuri sono anche quelli che vengono utilizzati sempre meno. 

Dove possibile, le segnalazioni possono essere presentate anche direttamente di persona. Queste segnalazioni possono essere caricate nel sistema di gestione dei casi e poi monitorate, gestite e riportate così come le segnalazioni ricevute mediante altri canali.

• A cosa bisogna prestare attenzione nei sistemi per le piccole organizzazioni, con ca. 20 dipendenti?

Il fatto che le persone lavorino a stretto contatto potrebbe rappresentare una sfida in termini di confidenzialità e anonimato. Una soluzione potrebbe essere rappresentata dal ricorso a una terza parte nella valutazione delle segnalazioni. Sono disponibili anche dei sistemi digitali, quasi “plug-and-play”, che integrano le leggi in materia di sicurezza e protezione dei dati e che aiutano le aziende più piccole a conformarsi con tali normative. 

• Incoraggiare i dipendenti a rivolgersi prima ai propri superiori diretti può essere considerata una buona pratica oppure l’aspetto più importante consiste nell’inviare le segnalazioni mediante l’apposito canale?

Il segnalante anonimo dovrebbe essere libero di scegliere il canale di segnalazione che ritiene più opportuno senza essere indirizzato verso un altro strumento.

• Per quale motivo può risultare utile ampliare il gruppo di persone che possono inviare una segnalazione?

Ampliare il gruppo dei potenziali segnalanti anonimi, includendo forse anche clienti, fornitori ed ex-dipendenti, aumenta la possibilità di ricevere segnalazioni preziose. Le persone che sono più distanti dall’organizzazione spesso hanno meno timori a segnalare una questione delicata rispetto a chi è all’interno della stessa. Inoltre, offrire un’apertura alle parti interessate rappresenta anche un modo per comunicare che l’organizzazione tiene a una gestione etica e trasparente e punta ad arrestare le condotte illecite all’interno dell’intera catena del valore.

Le migliori pratiche per la gestione dei casi di whistleblowing e dei processi per i vari team

• L’organizzazione deve condividere l’esito della segnalazione con il segnalante? 

Nel caso di una segnalazione interna, informare il segnalante (nei limiti legalmente possibili e nel modo più completo possibile) sul seguito dato alla segnalazione è fondamentale per creare fiducia nell’efficacia del sistema di protezione degli informatori. Riduce altresì la probabilità di ulteriori segnalazioni non necessarie o divulgazioni pubbliche. 

Il segnalante dovrebbe essere informato entro un lasso di tempo ragionevole in merito all’azione prevista o intrapresa a seguito della segnalazione e sui motivi di tale scelta. Il riscontro potrebbe includere il rinvio ad altri canali o procedure, la chiusura della procedura a causa di prove insufficienti o altri motivi, l’avvio di un’indagine interna e, possibilmente, i suoi risultati e le eventuali misure adottate per affrontare la questione sollevata, o il rinvio a un’autorità esterna per ulteriori indagini. 

In tutti questi casi, il segnalante dovrebbe essere informato dei progressi e dei risultati. Inoltre, nel corso dell’indagine, è possibile chiedere al segnalante di fornire ulteriori informazioni, anche se quest’ultimo non ha l’obbligo di comunicare elementi aggiuntivi.

(Se l’organizzazione è nell’UE, questo ambito sarà disciplinato dal recepimento della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower nel diritto nazionale, al più tardi entro dicembre 2021).

• Ma non si corre un rischio aggiornando un segnalante sul progresso di una possibile segnalazione?

In effetti, è necessario trovare il giusto equilibrio tra i diritti e i doveri del segnalante, dell’organizzazione e delle altre persone coinvolte (ad esempio la persona accusata). Se la segnalazione è stata presentata in forma anonima, la tecnologia può fornire il supporto necessario per consentire un dialogo mantenendo l’anonimato del segnalante. Ovviamente, nessuna informazione sensibile deve essere condivisa con il segnalante, in quanto potrebbe compromettere il processo investigativo e la risoluzione della condotta illecita.

• È necessario indagare immediatamente su una segnalazione anonima se non vengono forniti dettagli specifici?

Il processo di segnalazione dovrebbe facilitare il follow-up con il segnalante attraverso una soluzione tecnologica o un altro processo che agevola la comunicazione. Il dialogo con il segnalante crea fiducia e consente di approfondire meglio una segnalazione. Tuttavia, non tutti i segnalanti desiderano fornire ulteriori dettagli. La strategia di indagine dovrebbe tenere conto anche delle situazioni in cui le informazioni di follow-up del segnalante potrebbero non essere disponibili. 

(Se l’organizzazione è nell’UE, questo ambito sarà disciplinato dal recepimento della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower nel diritto nazionale, al più tardi entro dicembre 2021).

• C’è un arco di tempo “consigliato” entro il quale dare un riscontro al segnalante? 

Spetta a ciascuna organizzazione reagire prontamente alle segnalazioni. Il tempo di risposta raccomandato dipende dalla questione e dall’urgenza dell’illecito segnalato e dalla complessità dell’indagine richiesta. In ogni caso, si raccomanda di tenere aggiornato il segnalante e di informarlo che è stato dato seguito alla segnalazione. 

(Se l’organizzazione è nell’UE, questo ambito sarà disciplinato dal recepimento della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower nel diritto nazionale, al più tardi entro dicembre 2021).

• Molti segnalanti non forniscono prove a sostegno delle loro accuse. Come vanno gestite queste segnalazioni?

Raramente le segnalazioni arrivano “complete”. Pertanto si consiglia un efficace processo di smistamento e indagine che possa consentire il dialogo e la comunicazione con il segnalante. L’onere della prova non è a carico del segnalante bensì dell’organizzazione, che deve indagare sulle segnalazioni e determinarne l’attendibilità. Bisogna ricordare che molti segnalanti agiscono con cautela e temono eventuali ripercussioni. Pertanto, potrebbero decidere di omettere i dettagli fino a quando non si sentano sicuri del processo.

• Come facciamo a proteggere l’identità del segnalante quando cerchiamo di indagare eventuali condotte illecite? 

Mantenendo l’anonimato o la riservatezza del segnalante, ad esempio utilizzando canali sicuri e avvalendosi di persone esperte e imparziali per gestire la segnalazione. 

• Come formare dei team specializzati per gestire i casi in modo che tutti gli elementi vengano trattati?

Le segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di temi e richiedono diverse competenze. È una buona idea consiste nel nominare dei responsabili che controllano tutto il processo. Questa mansione può anche essere affidata a terze parti, ad esempio a degli studi legali. Nelle organizzazioni più grandi, può risultare utile anche creare un team addetto alle segnalazioni composto da rappresentanti di una serie di reparti tra cui Ufficio legale, Compliance, Risorse umane, Contabilità, Etica e così via. 

• Cosa succede se un’azienda assume un responsabile per ricevere le segnalazioni che, però, non sembra essere affidabile?

Una sola persona può davvero fare la differenza. Per questo motivo, la scelta di un team di persone (come detto in precedenza) è altresì importante: le segnalazioni possono essere valutate in modo corretto e indipendente. La varietà di ruoli e reparti può migliorare l’integrità del team. È inoltre buona prassi stabilire una procedura di escalation durante la creazione del programma, affinché il team sia pronto per tali evenienze. 

• Quale ruolo dovrebbe essere alla guida del processo di segnalazione? 

Sarebbe ottimale una combinazione formata da Ufficio legale, Compliance e Audit. Si prega inoltre di prendere in considerazione l’istituzione di un consiglio di vigilanza e di un consiglio etico.

Migliori pratiche per la gestione dei casi che non rientrano nel whistleblowing o delle calunnie

• I semplici reclami dovrebbero essere integrati nel processo di segnalazione delle condotte illecite oppure possono essere gestiti separatamente?

Questo dipende dalle caratteristiche di ciascuna organizzazione. È consigliabile non lasciare l’onere di classificare la segnalazione all’informatore, ma di affidare questo compito agli esperti che la ricevono.

Inoltre, sarebbe opportuno andare oltre la semplice definizione legale di “whistleblowing”. Ad esempio, le segnalazioni indirizzate alle Risorse umane possono essere un chiaro segnale di un ambiente di lavoro poco piacevole, che, a sua volta, potrebbe aumentare la probabilità di condotte illecite. In questi casi, la migliore pratica consiste nell’informare la persona che ha inviato la segnalazione e indirizzarla al rispettivo responsabile, al reparto delle Risorse umane oppure simili, in base alle circostanze.

• In che modo si può distinguere un reale caso di whistleblowing dalle segnalazioni calunniose da parte di membri anonimi dello staff?

Una segnalazione calunniosa è una segnalazione che è palesemente falsa o comunque deliberatamente o intenzionalmente fuorviante. Se provenienti da segnalanti anonimi, può risultare difficile eseguire le opportune verifiche. Il dialogo con il segnalante anonimo potrebbe fornire delle indicazioni importanti per accertare se la segnalazione è stata fatta in buona o mala fede.

Prevenzione delle ritorsioni contro i segnalanti anonimi

• Perché alcuni segnalanti vengono trattati male per aver preso una decisione difficile in situazioni spesso spiacevoli e come possiamo proteggerli in modo efficace?

Alcune persone potrebbero sentirsi minacciate dalla segnalazione; pertanto, si vendicano contro i segnalanti anonimi.

Una delle soluzioni potrebbe consistere nel presentare apertamente i segnalanti anonimi come dei veri e propri eroi. Ad esempio, la multinazionale di moda H&M ha assunto il segnalante anonimo di Cambridge Analytica come responsabile della ricerca.

• Come gestire le eventuali ritorsioni contro i segnalanti anonimi di terze parti?

Questa ipotesi va condannata e prevenuta, in quanto scoraggia definitivamente le segnalazioni. È necessario ridurre al minimo i rischi di ritorsione o qualsiasi conseguenza negativa per il segnalante anonimo garantendo che tutte le informazioni fornite siano sempre mantenute riservate.

(Se l’organizzazione è nell’UE, questo ambito sarà disciplinato dal recepimento della Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower nel diritto nazionale, al più tardi entro dicembre 2021).

Infine, le domande relative alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower

• Solo le frodi e la corruzione rientrano nei casi di whistleblowing? 

No, la Direttiva riguarda le violazioni di tutto il diritto dell’UE. Si prevede che almeno alcuni Stati membri amplieranno il campo di applicazione dei casi previsti. A nostro avviso, qualsiasi condotta illecita sul posto di lavoro è rilevante. Potrebbe trattarsi di frode o corruzione, concussione, questioni relative ai diritti umani, protezione dei dati ecc.

• Se il segnalante non segue i passi previsti dalla Direttiva e decide di divulgare la notizia pubblicamente, può essere avviata un’azione legale?

In questi casi, la Direttiva offre esplicitamente protezione al segnalante. L’informatore può subito fare la sua segnalazione pubblicamente, se la sua decisione è giustificata da validi motivi (ad es. se non si fida del sistema di segnalazione interno). In caso contrario, è possibile valutare un’azione legale. Tuttavia, le organizzazioni dovrebbero considerare i rischi che ne conseguirebbero: fare causa a un segnalante è una questione delicata.

• Come ci si può districare nella varietà delle definizioni previste dalle diverse giurisdizioni, nonché tra i differenti requisiti?

Scegli delle soluzioni che consentano delle impostazioni che siano conformi ai diversi i vari quadri giuridici nazionali. In caso di sovrapposizione, consigliamo di attenersi al quadro giuridico più rigoroso; in questo modo, rispetterai tutte le leggi applicabili e la tua organizzazione mostrerà il suo impegno nei confronti dell’etica.

Se desideri guardare una registrazione del webinar, fai clic qui. È inoltre possibile scaricare l’infografica a cui si fa riferimento in questo webinar. Per le altre migliori pratiche per il whistleblowing, ti consigliamo di scaricare il nostro manuale, utile e interessante: La guida completa per l’implementazione di una soluzione di segnalazione che aumenta la soddisfazione di clienti e dipendenti (in lingua inglese). 


Per maggiori informazioni:

Jan Tadeusz Stappers, LL.M.

Senior Manager, Partnerships

jan.stappers@whistleb.com