1. Meldekanäle, die so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird. Diese Kanäle müssen die Meldung in schriftlicher und/oder mündlicher Form, per Telefon oder mithilfe einer anderen Art der Sprachübermittlung und auf Ersuchen des Hinweisgebers auch bei einem persönlichen Treffen innerhalb eines angemessenen Zeitraums ermöglichen.
Dank des Hinweisgebersystems von WhistleB bleibt der Hinweisgeber während des gesamten Prozesses anonym. Das System verfügt über die notwendigen technischen Voraussetzungen, damit der Hinweisgeber während des Meldeverfahrens und der Folgemaßnahmen vollständig anonym bleibt. Die gesamte Kommunikation ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
2. An den Hinweisgeber muss innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung eine Bestätigung dieses Eingangs gerichtet werden.
Mit dem WhistleB-System können Sie dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung zukommen lassen.
3. Die Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen zuständig ist und die mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, diesen um weitere Informationen ersucht und ihm Rückmeldung gibt.
Das Fallbearbeitungs-Tool von WhistleB wurde mit der Richtlinie im Hinterkopf entwickelt und gewährleistet somit eine richtlinienkonforme Bearbeitung von Fällen – vom Anbieten des Systems zum Empfangen, Untersuchen, Abschließen, Archivieren und Löschen eines Falls.
4. Dokumentation jeder empfangenen Meldung unter Einhaltung der Vertraulichkeitsvorgaben.
Das WhistleB-System umfasst Aktivitäts- und Benutzerprotokolle zur sicheren Dokumentation aller Phasen der Fallbearbeitung.
5. Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen der benannten Person oder Abteilung in Bezug auf anonyme Meldungen, sofern durch das nationale Recht vorgesehen.
Im WhistleB-Ressourcencenter finden Sie wichtige Informationen zu nationalen Rechtsvorschriften.
6. Ein angemessener Zeitraum für die Unterrichtung des Hinweisgebers über die Folgemaßnahmen zur Meldung – innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung.
Mit dem WhistleB-System können Sie dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach der Untersuchung eine Rückmeldung geben.
7. Klare und leicht zugängliche Informationen zu den Bedingungen und Verfahren für externe Meldungen an die zuständigen Behörden.
Nach der Bestätigung durch jeden Mitgliedsstaat stehen die Informationen im WhistleB-Ressourcencenter zur Verfügung.
8. DSGVO-konforme Verarbeitung.
Das WhistleB-System erleichtert es Benutzern, die Anforderungen der DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten einzuhalten, und entspricht in seinem Aufbau höchsten Sicherheitsstandards. Das System ist umfassend verschlüsselt und alle Daten werden auf sicheren Servern in der EU gespeichert. Nur Personen, die der Kunde ausgewählt hat, können auf Daten zugreifen.