1. Canales para la recepción de informes, diseñados, configurados y gestionados de manera segura para poder garantizar la confidencialidad de datos del denunciante y de cualquier tercero mencionado en el informe, y para evitar el acceso de personal no autorizado. Dichos canales deberán permitir que la denuncia se realice de forma oral y/o escrita, por teléfono o empleando cualquier otro sistema que habilite mensajes de voz. Es más, a petición del denunciante, incluso podría celebrarse una reunión presencial, siempre dentro de un plazo razonable.
La solución de denuncias WhistleB permite mantener la confidencialidad de datos del denunciante a lo largo de todo el proceso. El sistema WhistleB garantiza técnicamente el total anonimato del denunciante durante las etapas de notificación y seguimiento. Todas las comunicaciones están cifradas de extremo a extremo.
2. Se deberá hacer acuse de recibo al denunciante por el informe presentado en un plazo nunca superior a siete días a contar a partir de la fecha de envío.
El sistema WhistleB permite enviar confirmación al denunciante dentro de los 7 días estipulados.
3. Se designará a una persona o departamento imparcial para realizar el seguimiento de los informes, mantener la necesaria comunicación, pedir información o documentación adicional y dar feedback al denunciante.
La herramienta de gestión de casos de WhistleB está diseñada para garantizar que los usuarios gestionan los casos conforme a la Directiva: desde la oferta de servicio hasta la recepción, investigación, cierre, archivo y borrado del caso.
4. Mantenimiento de registros de los informes recibidos cada día, con arreglo a los consabidos requisitos de confidencialidad.
El sistema WhistleB incluye un historial de usuario y actividad para así conservar un registro seguro de todas las etapas de la gestión del caso.
5. Seguimiento diligente del informe por parte de la persona o el departamento designado; también denuncia anónima, cuando así lo disponga la normativa nacional.
El Centro de Recursos WhistleB facilita siempre información relevante relativa a requisitos legales.
6. Un plazo razonable para proporcionar feedback al denunciante sobre el seguimiento de su informe, dentro de los tres meses posteriores al acuse de recibo.
El sistema WhistleB permite proporcionar feedback al denunciante en cualquier momento durante los 3 meses de investigación.
7. Información clara y fácilmente accesible sobre las condiciones y procedimientos para presentar una denuncia de manera externa ante las autoridades competentes.
Una vez ratificada por cada estado miembro, la información pasará a estar disponible en el Centro de Recursos WhistleB.
8. Compatibilidad con el RGPD.
El sistema WhistleB permite a los usuarios cumplir con los requisitos del RGPD para el tratamiento de datos personales y para la protección de dichos datos desde el diseño y por defecto. El sistema está fuertemente encriptado, y toda la información se almacena en servidores seguros situados en territorio de la UE. Solo podrán acceder a estos datos aquellos individuos designados por el propio cliente.