1. Des canaux de réception des signalements, conçus, mis en place et exploités de manière sûre, qui garantissent la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans le signalement, et empêchent l’accès à des membres du personnel non autorisés. Ces canaux doivent permettre de faire des signalements par écrit et/ou oralement, par téléphone ou par d’autres systèmes de messagerie vocale, et à la demande du lanceur d’alerte, dans le cadre d’une entrevue physique dans un délai raisonnable.
Le système de dénonciation WhistleB permet au lanceur d’alerte de rester confidentiel tout au long du processus. Le système WhistleB garantit l’anonymat technique total du lanceur d’alerte pendant le signalement et le suivi. Toutes les communications sont cryptées de bout en bout.
2. Un accusé de réception du rapport doit être fourni au lanceur d’alerte dans un délai maximum de sept jours à compter de la réception.
Le système WhistleB permet de fournir une confirmation au lanceur d’alerte dans un délai de 7 jours.
3. La désignation d’une personne ou d’un service impartial chargé de donner suite aux rapports, de maintenir la communication, de demander des informations complémentaires et de fournir un retour d’information au lanceur d’alerte.
L’outil de gestion des dossiers WhistleB est conçu pour garantir que les utilisateurs gèrent les dossiers conformément à la Directive, depuis l’offre du service jusqu’à la réception, l’enquête, la clôture, l’archivage et la suppression d’un dossier.
4. L’enregistrement de chaque rapport reçu, dans le respect des exigences de confidentialité.
Le système WhistleB comprend des journaux d’activité et des journaux utilisateur pour une conservation sécurisée des données à tous les stades de la gestion des dossiers.
5. Suivi rigoureux du signalement par la personne ou le service désigné, également signalement anonyme, lorsque la législation nationale le prévoit.
Le centre de ressources WhistleB fournit des informations pertinentes sur les exigences juridiques nationales.
6. Un délai raisonnable pour fournir au lanceur d’alerte un retour d’information sur le suivi du signalement, dans les trois mois à compter de l’accusé de réception.
Le système WhistleB permet de fournir un retour d’information au lanceur d’alerte dans les trois mois suivant l’enquête.
7. Des informations claires et facilement accessibles concernant les conditions et les procédures de notification externe aux autorités compétentes.
Après confirmation par chaque état membre, les informations seront disponibles dans le centre de ressources WhistleB.
8. Traitement conforme au RGPD.
Le système WhistleB permet aux utilisateurs de se conformer aux exigences du RGPD en matière de traitement des données à caractère personnel, ainsi qu’en matière de protection par défaut et par conception. Le système est fortement crypté, et toutes les données sont stockées dans des serveurs sécurisés situés dans l’UE. L’accès aux données n’est possible que par des personnes mandatées par le client.