1. Canali per la ricezione dei report progettati, impostati e gestiti in modo sicuro, che garantiscono la riservatezza dell’identità dell’informatore e delle eventuali terze parti menzionate nel report e che impediscono l’accesso ai membri dello staff non autorizzati. Tali canali devono consentire la presentazione di report per iscritto e/o a voce, tramite telefono o altri sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta dell’informatore, tramite un incontro di persona in un arco temporale ragionevole.
Il sistema di segnalazione WhistleB consente all’informatore di tutelare la sua riservatezza per tutto il processo. Il sistema WhistleB garantisce il pieno anonimato tecnico dell’informatore durante il report e il follow-up. Tutte le comunicazioni sono dotate di crittografie end-to-end.
2. La conferma di ricevimento del report deve essere inviata all’informatore entro e non oltre sette giorni dal ricevimento.
Il sistema WhistleB consente di inviare la conferma all’informatore entro 7 giorni.
3. Nomina di una persona imparziale o di un reparto per dare seguito ai report e mantenere viva la comunicazione, chiedere ulteriori informazioni e fornire un feedback all’informatore.
Lo strumento di gestione dei casi WhistleB è stato progettato per garantire agli utenti la gestione dei casi secondo la Direttiva, offrendo così il servizio di ricezione, indagine, chiusura, archiviazione e cancellazione di un caso.
4. Tenere traccia di tutti i report ricevuti, in conformità con i requisiti in materia di riservatezza.
Il sistema WhistleB comprende i Registri Attività e Utente per tenere traccia in maniera sicura di tutte le fasi della gestione del caso.
5. Accurato follow-up del report da parte della persona o del reparto nominato, anche sotto forma di report anonimi, se consentiti dalla legge nazionale.
Il Centro risorse WhistleB fornisce le informazioni di rilievo sui requisiti di legge nazionali.
6. Un arco di tempo ragionevole per fornire il feedback all’informatore sul follow-up del report, entro tre mesi dalla conferma di ricevimento.
Il sistema WhistleB consente di inviare il feedback all’informatore entro 3 mesi dall’indagine.
7. Informazioni chiare e accessibili sulle condizioni e sulle procedure per la presentazione di report all’esterno, alle autorità competenti.
Una volta confermate da ogni stato membro, le informazioni verranno rese disponibili nel Centro risorse di WhistleB.
8. Gestione conforme al GDPR.
Il sistema WhistleB consente agli utenti di conformarsi ai requisiti previsti dal regolamento GDPR sia per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, sia in materia di protezione della privacy by default e by design. Il sistema è ben crittografato e tutti i dati vengono conservati su server sicuri ubicati in UE. Solo le persone nominate dal cliente possono accedere ai dati.