Cómo implementar un sistema de denuncias – Subcontratación de terceros
Cuando estás buscando el mejor modo de implantar un sistema de denuncias en tu organización, construir un sistema de denuncias a medida desde cero no va a permitir que te pongas en marcha todo lo rápido que quisieras, ni tampoco va a ser precisamente la opción más segura. Evaluar el contenido de los casos para gestionarlos de forma apropiada podría exigir cualidades con las que no cuentas entre tu personal. Además, es muy probable que las investigaciones lleguen a un punto donde solo equipos especialistas bien formados sepan cómo manejar la situación.
En este cuarto artículo de nuestra serie sobre cómo implementar un sistema de denuncias, nos centraremos en los proveedores externos y cómo nos pueden ayudar.
¿Qué implica la subcontratación de un tercero externo para la gestión de casos?
Significa que una tercera parte o intermediario recibe los informes de los denunciantes en nombre de tu organización. Ellos van a encargarse de categorizar los casos, responder a los denunciantes y facilitar recursos prácticos al equipo en cada caso particular, entre otras muchas cosas.
¿Qué tipo de empresas suelen proporcionar estos servicios?
Dependerá de la parte concreta del proceso de denuncia que pretendas externalizar. Sin embargo, para tu referencia, te diremos que el tipo de empresas que cuentan con los conocimientos, experiencias y servicios adecuados a este respecto son normalmente bufetes de abogados, firmas de auditoría, expertos en RR. HH. y/o empresas especializadas en investigación forense. Este es, desde luego, el tipo de empresas con las que WhistleB está conectada a través de su red internacional de socios comerciales y su programa de colaboración.
¿Cuáles son las ventajas de usar un proveedor externo para la gestión de casos de denuncia?
Usar terceras partes para gestionar los casos de denuncia garantiza un mayor nivel de transparencia. Esta entidad externa revisará cada caso, será independiente de las políticas internas de tu organización y, además, podrá derivar más fácilmente el caso al Consejo si algún miembro del equipo directivo resultara implicado o si surgiera cualquier otra información pertinente que requiriese especial atención por parte del Consejo.
Dada la naturaleza variada de los casos de denuncia (desde cuestiones medioambientales a asuntos laborales o delitos financieros), otra ventaja de la subcontratación externa es la amplia experiencia y conocimientos de los que tu organización puede sacar partido. Es más, estos expertos están formados expresamente para tratar los informes de los denunciantes de forma apropiada y de conformidad con la legislación vigente. Por tanto, podrán ayudar enormemente a tu directiva en conversaciones, investigaciones u otro tipo de actuaciones, de ser necesario.
En el caso concreto de las pymes, otro beneficio de contratar un proveedor externo a este fin es que, en teoría, esta tercera parte sería más independiente tanto de los trabajadores como de los gestores de la propia empresa. Para los empleados, esto genera mayor credibilidad y confianza en el proceso, puesto que consideran que así es mucho más probable que el denunciante permanezca en el anonimato.
Por qué la gestión interna podría, no obstante, considerarse como la mejor opción
La gestión interna de los casos también ofrece toda una serie de ventajas evidentes. Un gestor interno siempre podrá comprender mejor que un tercero el contexto de cualquier informe de denuncia. Tendría, además, acceso a información relativa a otras áreas del negocio y podría encajar todas las piezas para dar una visión conjunta y más clara del asunto. Aunque, para las empresas con base en territorio de la UE, es importante recordar que muy pronto entrará en vigor un nuevo requisito legal para todas aquellas organizaciones que cuenten con 50 o más empleados, por el cual deberán designar «una persona o departamento imparcial» para realizar el seguimiento correspondiente a los informes de los denunciantes. La persona asignada debería ocupar un tipo de cargo que le permitiera tener cierto grado de independencia y autonomía.
¿Contratar un proveedor externo es totalmente seguro?
Por supuesto (siempre y cuando accedas a una solución de denuncias que cuente con los elementos de seguridad adecuados, como ocurre en el caso de WhistleB). Por ejemplo, si una tercera parte externa debe recibir informes de un denunciante en nombre de la empresa en cuestión, entonces el sistema WhistleB permite que dicha empresa añada a esa tercera parte como usuario aprobado dentro del sistema seguro, con solo un par de clics. Cuando la parte externa haya evaluado el informe, necesitará designarlo a los recursos internos apropiados para que realicen su seguimiento, y esta fase seguirá teniendo lugar dentro del mismo sistema seguro. Como alternativa, si un recurso interno debe recibir el informe primero, con miras a incorporar asesoramiento externo para la gestión del caso, esta acción también se dará bajo entorno seguro.
Existen muchas formas de implementar un sistema de denuncias correctamente. Te invitamos a que leas las otras entradas de blog de esta serie donde encontrarás más consejos nuestros, en esta ocasión, sobre aspectos relativos a la comunicación, organización y gestión de casos en el ámbito de las denuncias.
A través de nuestro Programa de Colaboración, WhistleB proporciona una plataforma basada en web, segura e intuitiva, y nuestros socios comerciales aportan sus conocimientos y experiencia en el tratamiento y la investigación de los casos. Mantenemos colaboraciones activas por toda Europa, y nuestros clientes comunes se benefician del bagaje de ambas organizaciones, que cubre desde la recepción hasta el procesamiento e investigación de los casos. El modo más eficaz de implementar tu sistema de denuncias. ¡Verás qué sencillo te resulta!
Karin Henriksson, socia fundadora y asesora sénior en WhistleB
karin.henriksson@whistleb.com
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