Lista de verificación para identificar un servicio de denuncias fiable

• ¿Están su Código de Conducta y otros códigos de comportamiento vinculados a su canal de denuncias?
• ¿Ha explicado por qué ha puesto en marcha dicho canal de denuncias, cómo se organiza y garantiza la seguridad del servicio y cómo protege el anonimato del denunciante?
• ¿Ha explicado claramente y aportado ejemplos del tipo de cuestiones que deberían (y de las que no deberían) denunciarse a través del canal de denuncias?
• ¿Su Comité de Dirección, equipo gestor, Comité de Empresa u otros representantes de los trabajadores han respaldado sin problema la implementación y el uso del canal de denuncias?

• ¿El canal de denuncias está disponible las 24 horas todos los días del año, desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluidos smartphones?
• ¿Es posible denunciar de forma anónima y sin dejar rastro alguno? ¿Se puede también mantener un diálogo con el denunciante anónimo?
• ¿Resulta fácil subir a la herramienta documentos probatorios como, por ejemplo, fotografías, vídeos o archivos Excel?
• ¿Puede garantizar que no se efectuará ningún seguimiento de los metadatos del denunciante, incluida su dirección IP?
• ¿El proveedor que ofrece el canal de denuncias es un prestador de servicios externo, de manera que se pueda garantizar el anonimato?

• Recibe su equipo de denuncias notificaciones inmediatas de los informes entrantes, por ejemplo, a través de SMS y/o correo electrónico?
• ¿Cuenta con protocolos y rutinas con los que llevar a cabo el proceso de investigación?
• ¿Su sistema incluye una herramienta de gestión de casos para un tratamiento más eficiente de los informes, que además permita asignar y delegar casos de forma segura al responsable adecuado dentro la organización?
• ¿Tiene servicio de traducción seguro?
• ¿Ha designado de manera apropiada a la persona responsable de gestionar los casos de denuncia?
• ¿Ha puesto en marcha algún mecanismo de acuse de recibo para los informes y de seguimiento para conocer el progreso de la gestión del caso con el denunciante?
• ¿Da la opción al informante de que su denuncia se pueda tratar a nivel local o de grupo?

• ¿Se pueden generar fácilmente estadísticas; por ejemplo, un número concreto de informes clasificados por intervalos de tiempo, áreas de interés o zonas geográficas?
• ¿Podría presentar los resultados de las investigaciones de los informes de denuncia interna y externamente, mejorando así la transparencia, credibilidad y conducta?
• ¿Su sistema de denuncias incluye herramientas con las que realizar el oportuno seguimiento al denunciante?

• ¿Los datos permanecen cifrados durante su almacenamiento, su transmisión y al realizar copias de seguridad?
• ¿Cuentan los datos con protección frente a ataques en línea para todas las autenticaciones del servicio?
• ¿Se realizan pruebas periódicas de vulnerabilidad y penetración en el sistema?

¿Su servicio de denuncias cumple con las leyes y normativas vigentes sobre protección de datos en todos los países donde ofrece el canal?

¿El servicio cumple plenamente con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo?

¿Los registros de usuario se han creado de tal modo que se pueden hacer seguimientos y auditorías con ellos?

Si su organización opera en territorio UE, ¿su solución de denuncias cumple con la Directiva Europea de Protección al Denunciante?

¿Los derechos y obligaciones del denunciante están asegurados y bien explicados; por ejemplo, mediante protección al denunciante?

¿Se han garantizado y comunicado los derechos y obligaciones de la persona o personas implicadas en el caso?

• ¿Está su canal de denuncias disponible en todos los idiomas que necesita en los mercados donde opera su organización?
• ¿Es dicho canal fácilmente personalizable respecto de la situación específica de su organización?
• ¿El canal de denuncias puede adaptarse de forma continua a las circunstancias cambiantes y a las nuevas experiencias de denuncia recopiladas?