WhistleB julkaisee käsikirjan yritysjohtajille ja hallituksille

Tässä kuussa julkaistaan uusi ilmoittamista käsittelevä käsikirja yritysjohtajille ja hallituksille: kyseessä on perusopas, jonka avulla yritykset voivat toteuttaa ilmoitusratkaisun, joka lisää asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Ilmoituskäsikirja antaa yritysjohtajille ja hallituksille käytännön ohjeita, joiden avulla he voivat määrittää ja ottaa käyttöön ilmoitusratkaisun oikein ja tehokkaasti. Kyseessä on palvelu, joka edistää kestävää kasvua ja parantaa asiakkaiden luottamusta.

Tässä haastattelussa WhistleB:n perustajat ja oppaan kirjoittajat Gunilla Hadders ja Karin Henriksson kertovat ilmoittamiseen liittyviä tärkeimpiä havaintojaan, joista voi olla hyötyä yritysjohtajille ja hallituksen jäsenille.

Käsikirja julkaistaan sopivaan aikaan uuden EU-direktiivin muuttaessa markkinoita merkittävästi: kaikkien yli 50 henkeä työllistävien eurooppalaisten yrityksien on toteutettava ilmoitusjärjestelmä. Tässä käsikirjassa annetaan yksinkertaisia käytännön ohjeita turvallista ja positiivista käyttöönottoa varten. Kuinka hallitukset ja yritysjohtajat sitten voivat varmistaa, että kanavia käytetään ja että he todella saavat tärkeitä ilmoituksia?

“Paras vinkkini on kertoa ilmoitusratkaisun merkityksestä ja tärkeydestä selkeästi. Viesti, kuinka tärkeää on toimia oikein myös yrityksen näkökulmasta. On olennaista, että johdon asenne on oikea, jotta työntekijät luottavat ilmoitusjärjestelmään. Tämä on perusvaatimus yrityksellesi tärkeiden ilmoitusten saamiseksi. Muista, että järjestelmän on myös oltava mahdollisimman hyvin käytettävissä ja ilmoittamisen on oltava yksinkertaista,” sanoo Gunilla Hadders.

“Juuri niin. Muista myös kertoa selvästi, että ilmoituksen voi tehdä nimettömästi, eikä henkilöllisyytensä paljastaville ilmoittajille koidu asiasta negatiivisia seurauksia,” Karin Henriksson jatkaa. “Kun työntekijät tietävät, että ilmoitusjärjestelmä on turvallinen ja prosessi tarkkaan harkittu, saat yrityksen kannalta tärkeitä ilmoituksia”.

Olemme kaikki lukeneet tiedotusvälineistä tapauksista, joista on tullut julkisia uutisia, vaikka kyseisillä yrityksillä olisikin ollut käytössään ilmoitusjärjestelmä. Mitä ajattelette tästä?

“Kaikessa on kyse luottamuksesta. Ihmisten pitää pystyä luottamaan järjestelmään ja ilmoituksien käsittelyprosessiin. Olemme huomanneet, että tärkeintä on valita pätevä tiimi käsittelemään ilmoitukset. Tiimin jäsenten on oltava ammattilaisia: heillä on oltava integriteettiä, luottamusta ja taitoa käsitellä erittäin arkaluonteisia tapauksia. Hyvä peukalosääntö on pitää tiimi tiiviinä, mutta ottaa mukaan erilaisia osaamisalueita. Erilaiset roolit vahvistavat tiimin integriteettiä,” sanoo Karin Henriksson. “Emme voi korostaa tarpeeksi, kuinka tärkeää on käsitellä arkaluonteisia tietoja turvallisesti. Turvallisuutta ei saa koskaan aliarvioida.”

“Toinen tärkeä näkökulma on digitalisointi,” lisää Gunilla Hadders. “Digitaalinen ilmoitusjärjestelmä vähentää tietoturvariskejä merkittävästi. Riskit voi minimoida, kun tietoja säilytetään digitaalisessa ilmoitusratkaisussa koko tapauksenhallintaprosessin ajan, eikä niitä rallenneta kenenkään henkilön postilaatikkoon tai tietokoneelle. Myös digitaalisen ilmoitus- ja tapauksenhallintajärjestelmän käyttämisestä on hyötyä. Rakenne ja automatisoitu prosessi tukevat turvallisuutta ja vähentävät ilmoituksen käsittelyyn kuluvaa aikaa, jolloin prosessi on tehokkaampi.

Ilmoituskäsikirjassa kuvaatte järjestelmän arvoa markkinanäkökulmasta. Sanotte, että ilmoitusratkaisu parantaa yrityksen kestävyysprofiilia ja vahvistaa työntekijöiden ja asiakkaiden luottamusta. Nämä ovat positiivisia seurauksia, joita yritykset eivät ehkä aina ota huomioon ilmoittamisen yhteydessä. Mitä kokemuksia teillä on tästä?

“Yritykset voivat ennen kaikkea minimoida liiketoimintariskinsä, koska ilmoitusratkaisulla on ennaltaehkäisevä vaikutus. Jos ei-toivottuja tapauksia kuitenkin ilmenee, yritys voi toimia nopeasti. On myös totta, että luottamus yritystä kohtaan voi kasvaa, kun johtokunta voi selvästi osoittaa toimivansa kestävän ja eettisen liiketoiminnan puolesta. Tällä on positiivista vaikutusta sekä asiakkaiden että työntekijöiden tyytyväisyyteen,” sanoo Gunilla Hadders.

“Se kuitenkin edellyttää, että viestit ilmoitusratkaisusta käyttäjille. Viesti, että olet sitoutunut toimimaan oikein. Kun ilmoitusratkaisu on käytössä, kerro siitä asiakkaille. Asiakkaasi ovat samassa asemassa kuin sinä – heidän on varmistettava, että heidän arvoketjunsa toimii kestävällä tavalla,” lisää Gunilla Hadders.

“Viimeinen, mutta ei vähäisin asia on, että johtoryhmä on sitoutunut ja saa tulokset tietoonsa. Analysoi tuloksia ja varmista johtoryhmän jatkuva valvonta. Tällä tavalla ilmoitusjärjestelmä voi auttaa sinua saamaan kriittisiä tietoja organisaatiostasi. Sen lisäksi, että saat tietoja vakavista tapauksista, joihin on puututtava välittömästi, ilmoitusjärjestelmä mahdollistaa myös tehokkaan tilatarkastuksen,” päättää Karin Henriksson.

Lataa sähköinen kirja tai tilaa kovakantinen painos esimerkiksi Amazonista tai Bokusista