Comment mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle – stratégie de communication

Découvrez, dans cette courte série, comment mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle. Même si la mise en œuvre de votre système actuel peut paraître simple, et c’est le cas si vous utilisez le processus de démarrage et de mise en œuvre numérique WhistleB, vous devrez aussi maîtriser d’autres sujets pour que votre organisation retire le maximum de bénéfices de son dispositif d’alerte professionnelle. Ces sujets concernent notamment la communication, les ressources pour gérer les cas, les questions juridiques, le bon moment pour faire intervenir des acteurs externes, etc. 

Le premier article de cette série aborde tous les moyens de communication concernant votre système d’alerte professionnelle. 

Qui doit être informé de l’existence de votre canal d’alerte professionnelle ?

En tant qu’organisation, vous devez réfléchir, et bien souvent très largement, à tous les groupes ayant besoin d’être au courant de l’existence de votre canal d’alerte professionnelle. En somme, cela correspond à la majorité des parties prenantes, aussi bien internes qu’externes.  

Pour les organisations établies au sein de l’UE, l’une des raisons justifiant une large audience vient d’une nouvelle directive qui accordera bientôt une protection aux acteurs internes et externes qui lancent l’alerte en cas de comportement soupçonné d’illégalité au sein de l’organisation. Ces nouvelles lois couvriront les employés, les anciens employés, les entrepreneurs, les stagiaires, les actionnaires, les bénévoles, les fournisseurs et les clients qui font la découverte d’un comportement illégal au travail. En outre, les personnes qui aident à identifier l’acte répréhensible, et les personnes tierces liées à la personne identifiée, qui peuvent être victimes de représailles dans un contexte professionnel, comme des collègues ou des proches du lanceur d’alerte, sont également protégées par la loi.

Cette liste de personnes sera donc vraisemblablement beaucoup plus longue que ce à quoi peuvent s’attendre un grand nombre d’organisations.

Pourquoi communiquer au sujet de votre dispositif d’alerte professionnelle ?

Outre les obligations légales, vous avez beaucoup à gagner à bien communiquer au sujet de votre canal d’alerte professionnelle. 

Commençons par votre manière de communiquer des informations aux acteurs internes, qui sont principalement les employés de votre organisation. Des études ont montré qu’un bon nombre de personnes n’osent pas lancer l’alerte de peur des représailles ou parce qu’elles pensent que leur signalement ne mènera à rien. C’est ainsi que les organisations n’arrivent pas à obtenir les informations sensibles dont elles ont besoin pour mettre un terme aux mauvaises conduites et réduire les risques. Une part importante des informations communiquées aux employés a donc pour but d’inspirer la confiance envers le système d’alerte professionnelle et sa procédure, et envers l’organisation afin de la présenter comme un employeur éthique, pour ainsi créer une culture de la parole libre.  

Lors de la mise en œuvre de leur premier dispositif d’alerte professionnelle, certaines organisations ont demandé si elles allaient recevoir un grand nombre de rapports sans intérêt. Les enquêtes réalisées par WhistleB auprès de ses clients ont montré que ce n’est généralement pas le cas. Cependant, le fait d’informer les personnes des actions qu’elles peuvent signaler (voir ci-dessous) permet aux organisations de recevoir des rapports pertinents au lieu de recevoir, par exemple, des plaintes qui devraient être soumises par le biais d’autres canaux de règlement des griefs.

En matière d’obligations légales, les nouvelles lois de protection des lanceurs d’alerte au sein de l’UE obligent les organisations à communiquer certaines informations concernant les alertes professionnelles (voir ci-dessous). Une bonne communication va donc aussi permettre de réduire les risques de conformité.

Concernant les acteurs externes, notamment les fournisseurs, les clients, les partenaires et les investisseurs, nous aimerions souligner deux grands avantages. Comme susmentionné, le premier de ces avantages concerne la confiance. La mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle montre à tous les acteurs le sérieux de votre entreprise en matière d’éthique des affaires et de transparence. Cette posture va venir renforcer le profil de durabilité de votre organisation et est un sujet auquel les investisseurs, en particulier, s’intéressent de plus en plus.

De plus, la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle peut venir efficacement se substituer à la gestion dans les régions isolées de votre chaîne de valeur, comme les organisations internationales dotées de chaînes d’approvisionnement mondiales. Dans ce cas de figure, les acteurs externes peuvent devenir de potentiels lanceurs d’alerte. Le fait de permettre aux acteurs externes de se servir du dispositif d’alerte professionnelle pour soumettre un rapport améliore votre portée et montre que vous souhaitez être mis au courant dès qu’un client ou fournisseur est témoin d’une possible mauvaise conduite.

Quelles informations communiquer au sujet de votre canal d’alerte professionnelle ?

Compte tenu de ce qui précède, votre stratégie de communication doit avoir les objectifs suivants :


Instaurer la confiance envers votre organisation et votre dispositif

• Insister sur la valeur et l’utilité des alertes professionnelles pour améliorer la transparence, réduire les risques et les pertes, et prévenir les activités illégales le plus tôt possible.
• Montrer que les alertes professionnelles viennent renforcer le code de conduite et les valeurs fondamentales de votre organisation.
• Accueillir les lanceurs d’alerte à bras ouverts et indiquer que les personnes qui agissent de bonne foi sont loyales et courageuses.

Aider les personnes à se sentir en sécurité

• Si possible, permettre aux personnes de soumettre un rapport de manière anonyme, et leur faire savoir qu’elles pourront garder leur anonymat tout au long de la procédure de suivi et d’enquête.
• Mettre l’accent sur les fonctionnalités sécurisées offertes par le dispositif, comme le cryptage des données et la protection des données, les mots de passe, la non-traçabilité de l’identité des lanceurs d’alerte, etc.
• Informer les personnes qu’elles peuvent soumettre un rapport à tout moment, depuis n’importe où, à l’aide de l’appareil de leur choix.
• Rassurer les personnes sur le fait qu’aucunes représailles ne seront exercées si elles soumettent un rapport de bonne foi. Pour les entreprises établies au sein de l’UE, informer que de telles pratiques seront bientôt considérées comme illégales et feront l’objet de sanctions pénales.

Éduquer les personnes pour recevoir des rapports pertinents

• Donner la liste des sujets relevant d’un cas d’alerte professionnelle, que ce soit sur le plan juridique et en matière de politiques organisationnelles internes, et la liste des sujets qui doivent être signalés par le biais d’autres canaux ou procédures.
• Détailler le type d’informations à donner.

Informer que les cas seront traités consciencieusement

• Décrire le processus de traitement des rapports dès leur réception.
• Indiquer sous combien de temps les lanceurs d’alerte peuvent s’attendre à recevoir un accusé de réception ainsi qu’un retour sur leur rapport. Ces questions seront réglementées par la nouvelle directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte.
• Détailler les personnes ou rôles assignés à la gestion des rapports reçus.

Se conformer aux exigences légales

• D’après la directive de l’UE, les organisations devront avertir les lanceurs d’alerte que ceux-ci continueront de bénéficier d’une protection en cas de signalement, et ce, même s’ils se tournent vers des canaux externes, comme des autorités compétentes.
• Certaines lois nationales peuvent aussi exiger des organisations qu’elles communiquent certaines informations dans différents pays.

Conseils en matière de canaux de communication

Comment s’adresser aux lanceurs d’alerte ? Outre les canaux de communication classiques, comme l’internet et l’intranet d’entreprise, les organisations devraient intégrer des messages sur l’importance des alertes professionnelles dans leur code de déontologie, leurs documents de présentation, d’autres programmes de formation et lors de leurs journées d’équipe. Les organisations devraient aussi publier une politique concernant les alertes professionnelles, et dans le cas de canaux numériques, fournir des informations dans le dispositif d’alerte professionnelle, dès qu’une personne se connecte.  

Les acteurs externes peuvent être contactés par le biais de canaux comme le site web de votre organisation, le code de déontologie d’un fournisseur, une newsletter envoyée à vos clients, des rapports de durabilité, des mises à jour fournisseur, mais également par le biais de votre rapport annuel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle, consultez notre guide facile à lire : Le guide pratique pour mettre en œuvre un dispositif d’alertes professionnelles qui améliore la satisfaction des clients et des collaborateurs. Téléchargez l’e-book ou commandez un exemplaire au format papier sur Amazon ou Bokus.