Lanzamiento del manual de denuncias WhistleB para líderes empresariales y consejos de administraci´ón
Este mes presentamos un nuevo manual de denuncias destinado a directivos empresariales y órganos de administración: La guía definitiva para implantar una solución de denuncias que aumente el grado de satisfacción de clientes y empleados. El manual de denuncias proporcionará a los líderes empresariales y consejos de administración la ayuda práctica que necesitan para preparar y poner en marcha su solución de denuncias de manera correcta y efectiva. Un servicio que generará beneficio sostenible y reforzará la confianza de sus clientes.
En esta entrevista, las coautoras del libro y también cofundadoras de WhistleB, Gunilla Hadders y Karin Henriksson, comparten algunas de las ideas fundamentales del manual, de las que directivos y consejeros podrán beneficiarse en su gestión.
El manual surge como respuesta a una nueva directiva europea que implica un cambio profundo en el mercado: todas las empresas con base en Europa, que cuenten con más de 50 trabajadores, estarán obligadas por ley a implementar un sistema de denuncias. Este manual ofrece consejos sencillos y prácticos para asegurar una implantación del sistema segura y positiva para las organizaciones. Pero ¿cómo pueden los directivos empresariales y consejeros asegurarse de que el canal se utiliza? ¿Qué garantías tienen de que esas notificaciones de denuncia tan importantes al final les van a llegar?
«El mejor consejo que puedo darles es que sean muy claros respecto del principal objetivo de la solución de denuncias. Que transmitan por qué resulta crucial. Debemos comunicar la importancia de hacer lo correcto, también en el contexto de la empresa, de tu trabajo. Es esencial marcar el tono adecuado desde arriba para generar confianza en el sistema de denuncias. Poder recibir esas denuncias sobre conductas que ponen en riesgo tu negocio es algo fundamental. Y no lo olvides. Necesitas que el sistema sea lo más accesible, intuitivo y sencillo posible a la hora de realizar la denuncia», comenta Gunilla Hadders.
«Sí, y además debe quedar meridianamente claro que el denunciante permanecerá en el anonimato y que los empleados que decidan transmitir sus sospechas de cara, sin ocultar su identidad, no correrán ningún riesgo de sufrir represalias», añade Karin Henriksson. «El hecho de que todo el mundo sepa que el sistema de denuncias es seguro, y que el proceso está muy bien estudiado a cada paso es vital para que los empleados se animen a enviar esas denuncias clave para la continuidad del negocio».
Todos hemos leído noticias de algunos casos que han salido a la luz, a pesar de que las empresas contaban con un sistema de denuncias interno. ¿Cómo lo explicáis? ¿Cuál es vuestra opinión?
«Esto nos lleva, de nuevo, al tema de la confianza. Tus trabajadores deben confiar en el sistema y en el proceso de tramitación de las denuncias. Con los años, hemos comprobado que para ello es clave la creación de un equipo altamente cualificado que se encargue de recibir y tramitar los informes. Tu equipo debe estar compuesto por profesionales: individuos que destaquen por su integridad y compromiso, en los que puedas confiar y que sepan cómo manejar situaciones difíciles. Por norma, ese equipo debería ser reducido pero también debería incluir expertos con distintas competencias. Al incorporar personas con diferentes responsabilidades reforzarás la integridad del equipo», dice Karin Henriksson. «Nunca está de más insistir en la importancia del tratamiento seguro de la información confidencial. La seguridad no debería subestimarse bajo ningún concepto».
«La digitalización es otro aspecto clave», añade Gunilla Hadders. «Un sistema de denuncias digital reduce de forma significativa los riesgos de brechas de seguridad en la información. Es más, dichos riesgos se minimizan porque, durante todo el proceso de gestión, los datos de los casos quedan registrados en la solución de denuncias digital, en vez de en el ordenador o buzón de entrada particular de algún usuario. Existe, además, otra ventaja al usar un sistema de notificación y gestión de casos digital. La estructura y los procesos automatizados dan mayor seguridad y reducen el tiempo de respuesta durante la tramitación de una denuncia, haciendo el proceso mucho más eficaz».
En el manual de denuncias describís el valor desde una perspectiva de mercado. Habéis mencionado que una solución de denuncias genera beneficio sostenible para la empresa y refuerza la confianza de los empleados y clientes. Estos son efectos positivos que las organizaciones no siempre tienen en cuenta en un contexto de denuncia. ¿Cuál es vuestra experiencia al respecto?
«Lo primero y primordial es que las compañías minimizan sus riesgos empresariales, ya que una solución de denuncias tiene carácter preventivo. Y si el incidente ocurre, la empresa puede actuar de inmediato. Aunque también es verdad que la confianza en la empresa es mayor cuando el consejo de administración manifiesta con claridad que las medidas tomadas van encaminadas hacia la sostenibilidad y la ética empresarial. Lo que tiene un impacto positivo sobre el grado de satisfacción tanto de clientes como de trabajadores», comenta Gunilla Hadders.
«Pero eso te exige como organización informar al detalle a todos sobre la solución de denuncias. Además de transmitirles tu compromiso firme de que tu intención siempre será hacer lo correcto. Una vez que hayas puesto en marcha tu servicio de denuncias, házselo saber a tus clientes. Tus clientes se encuentran en tu misma posición. Es decir, ellos también necesitan asegurarse de que su cadena de valor funciona de modo sostenible», añade Gunilla Hadders.
«Por último, aunque no por ello menos importante, resulta esencial que el consejo de administración esté igual de implicado en la causa y al corriente de los resultados. Analiza los resultados y asegúrate de que los consejeros llevan a cabo una supervisión constante de los mismos. Así, tu sistema de denuncias podrá ayudarte a obtener información vital sobre tu propia organización. Además de alertar ante incidentes graves que deben gestionarse de inmediato, tu sistema se encargará de realizar un «chequeo» eficaz a la salud general de tu empresa», concluye Karin Henriksson.
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